home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / win / wwdos_02.zip / WW2-6 < prev    next >
Text File  |  1995-01-16  |  12KB  |  228 lines

  1.  
  2.  
  3.               askSam 2.0 A Powerful Search Engine for Your Email
  4.  
  5.                        (c)1995 by Angela Lillystone
  6.  
  7.          *      *       *       *       *       *       *       *
  8.  
  9.  Editorial Note: The Problem...The Internet with its vast array of options
  10.  for access to information creates an email nightmare. Retrieval of
  11.  information is the name of the new Internet game! Organization for
  12.  retrieval and reference must be kept current for practical access that
  13.  reflects the incredible leaps of ever changing technology and interests.
  14.  The increasing need to maintain records of email exchanges makes the
  15.  search for sophisticated tools an overriding necessity.
  16.  
  17.  Software developers who are attempting to deal with the dynamic and complex
  18.  nature of email are truly making a courageous contribution to the ongoing
  19.  information revolution. Angela Lilleystone brings integrity and vast
  20.  experience with Personal Information Management to bear in this evaluation.
  21.         *       *       *       *       *       *       *       *
  22.  
  23.  EMAIL - THE NATURE OF THE BEAST!
  24.  
  25.  Email messages come in a variety of incompatible formats: Internet,
  26.  CompuServe, the Quick format, cc:Mail -- to name a few. Some produce a
  27.  massive amount of routing information, headers, signatures and taglines
  28.  that can easily overwhelm the several lines of content. Over the years I
  29.  have saved thousands such messages -- and have used about the same
  30.  number of tools as there were email formats to manage them. The prospect
  31.  of trying to find specific  information was daunting.
  32.  
  33.  Today, thanks to askSam, I can search for modem and COM (but not COM3
  34.  or COM4)  in the same paragraph across several years worth of email
  35.  messages. This simple, but powerful query will quickly find problems
  36.  users have come across when setting up their modem on COM 1 or COM 2.
  37.  
  38.  askSam has long been known to those who need to manage large amounts of
  39.  textual information. Unlike traditional databases, askSam's strength
  40.  lies in its ability to combine free form text and structured data. As
  41.  users of askSam were quick to discover, this makes email management a
  42.  particularly suitable application. askSam listened and as a result
  43.  askSam for Windows 2.0 now offers several new tools for on-line users
  44.  and includes ready-to-use Internet and email templates to get you
  45.  started.  Add to that a powerful search engine and a built in word
  46.  processor that doubles as the user interface, and  you have a tool that
  47.  lets you get a  handle on your email, no matter where it originated.
  48.  
  49.  
  50.  GETTING READY
  51.  
  52.  Your first step will be to import your messages into one or more askSam
  53.  files. askSam will  directly import Nexis, Lexis and CompuServe
  54.  Information Manager (CIM) files. Other proprietary email formats need
  55.  first to be saved as text. Each imported message or file becomes a
  56.  record in askSam's database.
  57.  
  58.  In dealing with email from a variety of sources, I found it most
  59.  effective to create a separate file for each on-line and mail service.
  60.  The resulting consistency in fields and field delimiters allows  for
  61.  painless imports in the future without ever again having to worry about
  62.  how you've set up your file.
  63.  
  64.  Another new feature in askSam 2.0 is hypertext. You can, for instance,
  65.  create a separate file that serves as a menu of your email files. You
  66.  start by placing a bookmark at the beginning of  each previously created
  67.  file. After typing a name for your menu item, it takes only one
  68.  keystroke to designate the corresponding bookmark as the target of a
  69.  hypertext link.
  70.  
  71.  BUILDING YOUR DATABASE
  72.  
  73.  New in this release are on-line specific import filters for Lexis (a
  74.  legal information system), Nexis (which offers articles of newspapers
  75.  and magazines) and CompuServe Information Manager (CIM). The CompuServe
  76.  import filter is a delight. It allows one to import *.MSG, *.PLX,
  77.  *.THD, *.ART and *.NWS files.  One has to wonder why no product did
  78.  this before.
  79.  
  80.  Another useful tool in the import facility allows you to define a
  81.  string of characters, hyphens, for example, as a document delimiter.
  82.  This is good news for those who are using mail readers  that allow for
  83.  appending messages to an ASCII file. askSam can separate those lengthy
  84.  files into individual messages on import. Another option allows you to
  85.  select all files in a given directory, making imports a snap.
  86.  
  87.  Once you imported your messages you will want to set up fields for the
  88.  creation of reports. Any character suitable to distinguish a field can
  89.  serve as a field delimiter. A typical example is the colon that is often
  90.  used in email headers' "Date:" and "Subject:" fields. The new Automatic
  91.  Field Recognition feature scans your documents for such delimiters and
  92.  generates a list from which you can pick the fields relevant to you. You
  93.  can easily create additional fields by typing a new field name somewhere
  94.  into the text.
  95.  
  96.  BRINGING YOUR DATA TO LIFE
  97.  
  98.  askSam includes an optional command line. The command line comes in
  99.  handy for quick searches, such as a wildcard search. For instance,
  100.  file *corrupt* would find any message  containing corrupt, corrupted,
  101.  or corrupts as well as file or files. Likewise the command  line proved
  102.  to be the easiest way to get a list of, let's say, all subject headers.
  103.  
  104.  askSam's search engine offers a wide variety of methods. All searches
  105.  can be conducted through either dialog boxes or the command line. Search
  106.  methods include date searches, searches in fields, numeric searches and
  107.  Boolean searches. For example, Miller NOT Peter will help you find all
  108.  occurrences of Miller, but skip messages from Peter Miller.
  109.  
  110.  The hyper search, a command you can select from the popup menu, allows you to
  111.  select any word or phrase in a document and will then take you to the next occurrence of the selected text. I found proximity searches to be particularly useful in dealing with email. Those allow you to search for one word in a specified distance from another, such as price within two sentences of modem. The multiple search dialog allows for combining two or more of those methods and you need to use it for searching across multiple files. You can save searches for
  112.  future use.
  113.  
  114.  Despite, or perhaps because of, its impressiveness, there were a few
  115.  disappointments, most  notably the absence of fuzzy searches, vital if
  116.  you don't know the spelling of the word you are looking for. Also
  117.  missing are weighted matches that show you which text contains what you
  118.  are looking for more often then any other. It should be added, though,
  119.  that frequency of occurrence has shown to have a low bearing on
  120.  relevance of information. Further, askSam will take you to the first
  121.  document that contains the match by default before proceeding to the
  122.  next match. As a result, search results cannot be used to further narrow
  123.  down your search. Despite these shortcomings I was always able to locate
  124.  quickly what I was looking for. It has been  shown that 80% of all
  125.  queries are two term searches. askSam is more then capable of giving
  126.  you those results.
  127.  
  128.  To get a listing of your search results you must create a report.
  129.  Report creation is as easy as drag and drop. Once you have created a
  130.  report, for instance a listing of message subjects, sorted by date, the
  131.  underlying hypertext engine automatically creates links between the
  132.  report and the underlying message. This allows one to jump from the
  133.  report directly to a message by double clicking on the report listing.
  134.  Tiling your report and message windows allows you to conveniently browse
  135.  information.
  136.  
  137.  
  138.  AN EXCURSION ON ASKSAM'S LEARNING CURVE
  139.  
  140.  My editor claims that askSam is demanding of effort and that the
  141.  learning curve is substantial. Having conducted usability studies and
  142.  having consulted with database and PIM (Personal Information Manager)
  143.  developers in relationship to Windows user interfaces, I responded by
  144.  saying that it was the menu design that created this impression. Our
  145.  resulting discussions at WindoWatch led us to believe we should share with
  146.  our readers a look at how learning curve and interface design interact.
  147.  
  148.  Despite recent advances in making software more user friendly it
  149.  remains an unrealistic expectation to buy a database product with a
  150.  sophisticated search engine and expect there to  be no learning curve.
  151.  Many components shape the learning curve of software, one of them being
  152.  perception. This is easy to illustrate. For example, askSam's user guide
  153.  contains a tutorial that takes under three hours to complete. This makes
  154.  the effort to learn the program's features identical to that of, let's
  155.  say, learning CrossTies 1.0 (which we reviewed in the WW October Preview
  156.  issue). Yet CrossTies is generally considered to have "no learning
  157.  curve."
  158.  
  159.  What accounts for such difference?
  160.  
  161.  While the Windows version of askSam has improved greatly over its DOS
  162.  sibling, I found the biggest obstacle to be the menu and the dialog
  163.  boxes, specifically the grouping and naming of  certain commands. askSam
  164.  is not a difficult to master program, but it does lack intuitiveness.
  165.  The problem arises in part because of askSam's unique database/word
  166.  processor metaphor. Let's look at the Page Setup command as an example.
  167.  
  168.  In askSam the Page Setup command is on the File menu. This command
  169.  allows for setting  document options for the entire file. Additionally,
  170.  each individual documents can have a Page  Setup different from the
  171.  default. Both dialogs being identical, it is only logical they were
  172.  grouped together. In the Windows environment this can lead to problems.
  173.  The user interface being a word processor leads the user to look for
  174.  certain functions on the same menu where they are used to finding this
  175.  function in their word processor. For instance, in Winword the  Page
  176.  Setup command is on the Format menu.
  177.  
  178.  Our fictitious Winword user will feel right at home with the word
  179.  processor interface. So much so, that when he wants to change the margin
  180.  of a particulur document he will automatically pull  down the...Format
  181.  menu. Note that askSam has a Format menu as well, albeit minus the
  182.  PageSetup command. "Stuck" in the word processor mode, he will not, at
  183.  least for a moment, consider the fact that the document in front of him
  184.  is a record in a database.
  185.  
  186.  The impact of such details on the use of software can be pervasive, yet
  187.  it is unrelated to the  learning curve. There is nothing difficult about
  188.  setting up your page -- the learning curve is close to zero. However,
  189.  the confusion based on the menu design can persist long after you have
  190.  mastered how to accomplish the task. The distinction between learning
  191.  curve and non-intuitive interface design is an important one. Changes to
  192.  the way a program accomplishes certain tasks can be difficult, if not
  193.  impossible, to implement. Making adjustments to the interface is a far
  194.  easier undertaking.
  195.  
  196.  INVESTMENT PAYS OFF
  197.  
  198.  askSam's user guide includes an tutorial and well-written step-by-step
  199.  instructions for many tasks, such as import, export and searches. Those
  200.  step-by-step guides are also included in the context-sensitive online
  201.  help. If you are new to the on-line world, or your amount of email is
  202.  moderate a good mail reader may be all you need for now. If, on the
  203.  other hand, you are overwhelmed by email or would like to store all
  204.  those gems you find on-line for reference, then askSam is a tool that
  205.  deserves your serious consideration. You will find the initial time
  206.  spent for  getting acquainted with askSam and for setting up your data
  207.  to be worthwhile.
  208.  
  209.  Return in this investment will pay off in efficient retrieval of
  210.  information!
  211.  
  212.  askSam for Windows 2.0
  213.  List price: $149.95 single user; network version available.
  214.  Minimum system requirements:
  215.  MS Windows 3.1; 4 MB RAM; 4 MB hard disk space,
  216.  
  217.  askSam Systems
  218.  P.O. Box 1428
  219.  Perry, FL 32347
  220.  (800) 800 1997
  221.  
  222.  Angela Lilleystone studies computer science in Boston and is a member
  223.  of Team Symantec. She can be reached on the Internet at
  224.  9803alill@umbsky.cc.umb.edu and on CompuServe at 71513,3443
  225.  
  226.                                    ww
  227.  
  228.